Slik håndteres personalsaker på arbeidsplassen
Personalsaker på arbeidsplassen er ofte sammensatte og komplekse, og varierer i omfang og alvorlighetsgrad. Som arbeidsgiver kan det være utfordrende å håndtere personalsaker på mest mulig konstruktiv måte.
Viktige forhold du trenger å vite om håndtering av personalsaker på arbeidsplassen:
- Hva er en personsalsak?
- Hva regnes ikke som personalsaker?
- Hvordan håndtere en personsalsak?
- Hvilke roller har verneombud og tillitsvalgt?
- Hvordan unngå personalkonflikter?
- Dette kan Codex Advokat bistå deg med
Hva er en personalsak?
Når det snakkes om personalsaker siktes det som oftest til konflikter mellom arbeidsgiver og arbeidstaker, eller mellom kollegaer.
Bakgrunnene for slike konflikter kan for eksempel være samarbeidsproblemer, behov for tilrettelegging, brudd på arbeidsavtalen eller faglige- og organisatoriske uenigheter.
- Les mer om: Ansettelse
- Les mer om: Arbeidsrett
Hva regnes ikke som personalsaker?
Saker om arbeidsmiljøet i sin helhet
Arbeidsmiljøsaker skiller seg fra personalsaker ved at de ofte dreier seg om forhold som påvirker en større del av virksomheten, for eksempel saker om helse, miljø og sikkerhet.
Det er likevel viktig å være oppmerksom på at det som tilsynelatende er en personalsak i realiteten er en sak som dreier seg om forhold ved arbeidsmiljøet generelt.
Eksempelvis kan nevnes tilfeller der en arbeidstaker melder om dårlig luft i arbeidslokalene, eller problematiserer arbeidstidsordningene i bedriften.
Varslingssaker
Arbeidsmiljøloven (aml.) § 2A-1 hjemler arbeidstakeres rett til å varsle om kritikkverdige forhold på arbeidsplassen.
Med kritikkverdige forhold menes for eksempel lovstridige handlinger som korrupsjon eller hatefulle ytringer, forhold som medfører fare for liv eller helse, samt myndighetsmisbruk og brudd på personopplysningssikkerheten.
Enhver som varsler har rett på et såkalt varslervern i form av å være beskyttet mot gjengjeldelse fra arbeidsgiver. Varslervernet forutsetter i sin tur at riktig fremgangsmåte ved varsling er valgt.
En forutsetning for å varsle er at det varsles om forhold utover arbeidstakers eget arbeidsforhold, med mindre det dreier seg om fare for liv eller helse, klima eller miljø, økonomisk kriminalitet, myndighetsmisbruk, uforsvarlig arbeidsmiljø eller brudd på personopplysningssikkerheten.
Det regnes derfor ikke som varsling dersom arbeidstaker melder om misnøye med lønn, fordeling av arbeidsoppgaver.
I motsetning til varslingssaker dreier personalsaker seg altså om konflikter av mindre alvorlig art. I tillegg omhandler personalsaker gjerne arbeidstakerens eget arbeidsforhold.
Det foreligger videre ikke noe særskilt vern for arbeidstaker i personalkonflikter, og riktig fremgangsmåte for arbeidstaker og arbeidsgiver er ikke regulert ved personalsaker.
- Les mer om: Varsling: Nødvendig med gode varslingsrutiner
- Les mer om Codex Varslingstjeneste: Varslingstjeneste med god sikkerhet
Hvordan håndtere en personalsak?
Ikke sjelden starter større konflikter på arbeidsplassen med en personalsak.
Selv om det ikke er lovregulering på hvordan personalsaker skal behandles er det viktig at arbeidsgiver håndtere personalsaker på en saklig og forutsigbar måte for å unngå at konflikten eskalerer. Det er nærmeste leder som har ansvar for å behandle personalsaker, herunder ta initiativ til løsning samt igangsette eventuelle tiltak.
I det følgende vil det listes opp eksempel på hvordan en personalsak kan håndteres av arbeidsgiver.
Rolleavklaring og habilitet
Det er viktig å avklare hvem som skal gjøre hva i en personalkonflikt.
Selv om det i utgangspunktet er nærmeste leder som har ansvar for å følge opp en personalsak er det viktig at den eller de som skal følge opp personalsaken ikke selv er part i saken, eller har interesser i dens utfall.
For det tilfelle det for eksempel er konflikt mellom nærmeste leder og den ansatte, bør ansvaret gis til neste ledernivå.
Samtale med de involverte
Det er vanlig at konflikter starter med misforståelser, mangel på kommunikasjon og følgelig manglende avklaringer.
Det er derfor viktig å få i stand dialog med de involverte for å avklare hva konflikten dreier seg om. For å sikre at saken blir så opplyst som mulig bør det legges til rette for at hver enkelt får mulighet til å presentere sin versjon av saken, samt mulighet til å imøtegå motpartens påstander.
Det er også viktig å gi de involverte mulighet til selv å fremme forslag til løsning i konflikten. En slik grundig redegjørelse av saken fra begge partenes ståsted vil legge bedre grunnlag for å kunne planlegge og iverksette tilpassede tiltak.
For at de involverte skal kunne forberede seg best mulig til et slikt møte bør arbeidsgiver sende en møteinnkalling i god tid.
Møteinnkallelsen bør redegjør for møtets formål, hvem som skal delta, og informasjon om muligheten for å ha med en støtteperson i møtet.
Vurdere videre tiltak
Hvordan saken skal følges opp videre avhenger av blant annet sakens art og alvorlighetsgrad, samt hva de involvertes ønsker.
En grunnsetning er at tiltaket skal være saklig, og stå i forhold til konflikten.
Eksempler på tiltak kan være ytterlige samtaler og informasjonsinnhenting, endring av arbeidsoppgaver eller omplassering. Ved mer alvorlige konflikter kan det bli aktuelt å gi en advarsel, for eksempel ved ordrenekt eller uakseptabel oppførsel som trakassering.
Dersom personalsaken er så alvorlig at det er aktuelt å vurdere oppsigelse eller avskjedigelse, er det viktig å mekre seg at det er relativt strenge krav til riktig fremgangsmåte.
Skrive protokoll fra møter med de involverte
Av hensyn til etterfølgelighet bør det føres protokoll fra samtalemøter med de involverte i personalkonflikter.
Slike protokoller bør redegjøre for møtetid- og sted, samt hvem som deltok. Det er ikke alltid hensiktsmessig å redegjøre for partenes synspunkter i detalj, men protokollen bør informere om hva partene er enige og uenige i, samt hva som eventuelt er uavklart. Partene bør kunne signere protokollen.
Ivareta personvernet ved personalkonflikter
Det er viktig at arbeidsgiver behandler personopplysninger om de ansatte konfidensielt.
Med personopplysninger menes "enhver opplysning om en identifisert eller identifiserbar fysisk person", jf. personvernforordningen artikkel 4. Med identifiserbar person menes en person som ut ifra tilgjengelige opplysninger kan identifiseres.
Rent praktisk skal arbeidsgiver sørge for at for eksempel dokumenter og e-poster som angår en arbeidstaker i en personalkonflikt ikke kommer på avveie. Det er også viktig at arbeidsgiver sørger for at det ikke oppstår ryktespredning.
Hvilke roller har verneombud og tillitsvalgt?
Enhver virksomhet skal velge verneombud.
Unntaksmessig kan en bedrift med mindre enn 10 arbeidstakere skriftlig avtale en annen ordning. Verneombudets oppgave er å ivareta arbeidstakernes interesser i saker som angår arbeidsmiljøet. Verneombudet har således ingen konkret funksjon i personalkonflikter.
Som følge av at verneombudet har plikt til å ivareta arbeidsmiljøet for alle ansatte kan det oppstå interessekonflikt dersom verneombudet inntar en rolle som støtterådgiver til en ansatt under en personalkonflikt.
Verneombudet kan imidlertid bidra med å etterse at for eksempel bedriftsinterne retningslinjer ved personalsaker overholdes kan også være med å avdekke om det som tilsynelatende er en personalsak, egentlig er en arbeidsmiljøsak.
For det tilfelle de ansatte er fagorganiserte vil en arbeidstaker kunne søke personlig støtte fra tillitsvalgte i personalsaker. Dette som følge av at tillitsvalgte har i oppgave å etterse at tariffavtalen etterfølges i virksomheten, samt representere de ansatte.
Hvordan unngå personalkonflikter?
Mange personalkonflikter kan unngås ved og kommunikasjon med, og oppfølging av de ansatte.
Det er derfor lurt å ta tidlig grep for å unngå at konflikten eskalerer.
Eksempler på forebyggende tiltak er grundig opplæring av ansatte, tydelig ansvars- og oppgavefordelinger, samt forventningsavklaringer.
Det er også viktig at arbeidsgiver jobber aktivt for å ivare ta et godt og inkluderende arbeidsmiljø.
Dette kan Codex Advokat bistå deg med
- Vi bistår deg gjerne dersom du har spørsmål knyttet til personalsaker på arbeidsplassen.
- Codex Advokat har flere advokater med inngående kjennskap til arbeidsrett.
Har du spørsmål knyttet til personalsaker? Snakk med oss.
 Advokat og partner Arbeidsrett |
