Varsling: Nødvendig med gode varslings­rutiner

Alle norske virksomheter, som jevnlig sysselsetter minst fem ansatte plikter å ha varslingsrutiner. Dette gjelder nesten alle norske bedrifter.

Dette får du vite om varsling:

• Hva er varsling?
• Codex Varslingstjeneste
• Hva kan man varsle om?
• Hvorfor er det viktig å varsle?
• Hvem kan varsle?
• Hva er prosedyren ved varsling?
• Kan den ansatte varsle anonymt?
• Undersøkelsesplikt ved varsling
• Hvem har rett til innsyn?
  • Den som har varslet
  • Den som varselet handler om

• Krav til varslingsrutiner
• Hva er granskning?
• Selvstendig undersøkelser, eller tredjepart?
• Gratis nedlasting av varslingsrutiner mal

Hva er varsling?

Arbeidsmiljølovens regler om varsling skal ivareta den ansattes rett til å varsle om kritikkverdige forhold på arbeidsplassen. Alle ansatte har rett til å si ifra om kritikkverdige forhold på arbeidsplassen.

• Les mer om: Arbeids­rett

Ny digital varslingstjeneste

Siden 1. januar 2020 har alle norske selskaper, som jevnlig sysselsetter fem arbeidstakere, plikt til å ha varslingsrutiner. Vår erfaring er at mange bedrifter ikke har dette på plass ennå, og mange er usikre på hvordan selskapet skal håndtere varsler som kommer inn.

De nye reglene ga arbeidsgiver en aktivitetsplikt når et varsel er mottatt. Dette betyr at arbeidsplassen ikke kan forholde seg passiv når det er varslet om kritikkverdige forhold i bedriften.

Codex Varslingstjeneste hjelper virksomheten til å ha gode varslingsrutiner, med et enkelt og brukervennlig saksbehandlingssystem. Tjenesten er kryptert og ivaretar sikkerheten til de ansattes personvern. Det er også mulig å varsle anonymt, samtidig som arbeidsgiver fortsatt kan ha en kryptert og sikker dialog med varsleren. Dette øker sannsynligheten for å kunne undersøke en varslingssak, selv om varsleren har valgt å være anonym.

Les mer om Codex Varslingstjeneste

Hva kan man varsle om?

Arbeidsmiljølovens regler om varsling, og beskyttelse for varsleren, gjelder hvis det blir varslet om kritikkverdige forhold.

Med kritikkverdige forhold menes forhold som er i strid med:

• Rettsregler.
• Skriftlige etiske retningslinjer i virksomheten.
• Etiske normer som det er bred tilslutning til i samfunnet.

Eksempler på situasjoner, som er kritikkverdige forhold og der varsling kan være aktuelt, kan være:

• Mobbing.
• Trakassering av enhver art, også seksuell trakassering.
• Brudd på regler om helse- miljø og sikkerhet.
• Andre forhold som kan innebære sikkerhetsrisiko.
• Økonomiske misligheter, som underslag, korrupsjon, svindel, forfalskning av regnskap, eller lignende.
• Brudd på taushetsplikt.
• Brudd på personvernreglene.
• Annen ulovlig eller uetisk opptreden.

Varsling er ment å gjelde de mer alvorlige situasjonene, og er ikke ment for generelle klager, personalsaker eller forbedringsforslag.

• Les mer om: Arbeidsmiljøloven

Hvorfor er det viktig å varsle?

Formålet med varsling er å avdekke eventuelle lovbrudd eller uakseptabel adferd. De nye reglene om varsling legger til rette for at flere skal kunne varsle om kritikkverdige forhold. Varsling blir sett på som et samfunnsgode.

Hvem kan varsle?

De som kan varsle om kritikkverdige forhold, er blant annet:

• Ansatte i bedriften.
• Innleid arbeidskraft.
• Elever ved institusjoner som har undervisning eller forskning som formål.
• Vernepliktige.
• Sivile tjenestepliktige og tjenestepliktige i sivilforsvaret.
• Pasienter i helseinstitusjoner, attføringsinstitusjoner og lignende.
• Personer som er opplæringsøyemed eller i forbindelse med arbeidsrettede tiltak utplasseres i bedrifter uten å være ansatte.
• Personer som uten å være ansatt deltar i arbeidsmarkedstiltak.

Hva er prosedyren ved varsling?

Varsling må være forsvarlig.

Det følger av arbeidsmiljølovens regler om varsling at et varsel vil være forsvarlig dersom arbeidstaker:

• Varsler internt til arbeidsgiver eller en representant for arbeidsgiver
• Varsler i samsvar med virksomhetens rutiner for varsling
• Varsler i samsvar med varslingsplikt
• Varsler til verneombud, tillitsvalgt eller advokat
• Varsler til tilsynsorgan eller media

Hvis selskapet ikke har gode rutiner for fremgangsmåten når ansatte ønsker å varsle om kritikkverdige forhold, risikerer bedriften at et varsel blir gitt til personer eller ansatte som ledelsen ikke ønsker skal ha innsyn i en varslingssak.

Det kan derfor være lurt å ha et digitalt varslingssystem, slik at arbeidsgiver har kontroll på hvordan ansatte varsler. Videre er det viktig å ha en varslingstjeneste, som ivaretar de ansattes rettigheter knyttet til personvern.

Kan den ansatte varsle anonymt?

Arbeidsgiver plikter ikke å ha et mottakssystem for anonyme varsler. Men arbeidstakere har rett til å varsle anonymt. Det er derfor lurt å ha en rutinebeskrivelse for hvordan det kan varsles anonymt og hvordan et anonymt varsel vil bli ivaretatt.

Uten en sikker varslingstjeneste, som ivaretar anonymiteten til den som har varslet, kan det bli vanskelig for arbeidsgiver å ivareta anonymiteten av den som har varslet. Dette skyldes at den et varsel er rettet mot (den omvarslede), som hovedregel har krav på kontradiksjon.

Med kontradiksjon menes:

• Den omvarsledes rett til å få informasjon om et varsel, som gjelder den omvarslede, og
• Rett til å imøtegå innholdet i varselet

Selv om varselet er anonymt, er det like viktig at arbeidsgiver behandler og undersøker varselet.

Arbeidsgivers undersøkelsesplikt vanskeliggjøres når et varsel er anonymt. Med mindre arbeidsgiver har mulighet til å ha en dialog med varsleren, selv om vedkommende er anonym, blir det umulig for arbeidsgiver å stille oppfølgingsspørsmål eller etterlyse relevante dokumenter og bevis. Dette er en viktig grunn til å ha en digital varslingstjeneste, som tilrettelegger for en sikker kommunikasjonsform med en anonym varsler.

Undersøkelsesplikt ved varsling

Arbeidsgiveren har undersøkelsesplikt ved varsling. Arbeidsgiver har plikt til å sørge for at varselet blir tilstrekkelig undersøkt, og innen rimelig tid.

Det er ikke angitt i arbeidsmiljøloven hva som menes med «rimelig tid». Det følger imidlertid av EUs Varslingsdirektiv at et varsel bør undersøkes senest i løpet av 3 måneder.

Hvem har rett til innsyn?

Den som har varslet

Den som har varslet har ikke krav på innsyn i arbeidsgivers videre undersøkelser. Men vi anbefaler at den som har varslet, får en tilbakemelding om at varselet er mottatt og eventuelt vil bli undersøkt. Dersom varselet blir henlagt uten videre undersøkelser, bør det formidles til arbeidstakeren.

Husk at arbeidsgiver ikke har lov til å gi andre ansatte informasjon om hvilke reaksjoner eller sanksjoner som blir gitt etter et varsel. Det er personalopplysninger, som skal være konfidensielle for den arbeidstakeren dette gjelder.

Den som varselet handler om

Den varselet er rettet mot, ofte omtalt som den omvarslede, har krav på å få informasjon om innholdet i varselet. Dette følger av personvernreglene og kontradiksjonsprinsippet.

Når den varselet er rettet mot får informasjon om innholdet i et varsel, får vedkommende også en mulighet til å komme med sin versjon av saken. Dette er informasjon arbeidsgiver må ta med i vurderingen, før et varsel skal konkluderes.

Krav til varslingsrutiner

Alle virksomheter som har fem eller flere ansatte er lovpålagt å ha varslingsrutiner.

Det følger av arbeidsmiljøloven at bedrifter med færre enn fem ansatte også skal ha varslingsrutiner, dersom forholdene i virksomheten tilsier det.

Hva er granskning?

Ved mottak av et varsel, plikter selskapet å undersøke innholdet i varselet. En måte å undersøke et varsel på er ved granskning.

Granskning er for eksempel å innhente og undersøke dokumentasjon på, og drøftelse av, om det foreligger forsømmelser på et slikt nivå at det kan rettes kritikk mot enkeltpersoner eller også den aktuelle bedriften. En slik undersøkelse skal gjøre arbeidsgiver i stand til å vurdere om det foreligger noen brudd, som kan medføre sanksjoner for en eller flere ansatte i bedriften. Eksempler på sanksjoner kan være advarsel, oppsigelse eller avskjed.

Bør selskapet foreta selvstendige undersøkelser, eller benytte seg av en tredjepart?

Vi anbefaler at selskapet forsøker å håndtere innkommende varsler på lavest mulig nivå.

I noen tilfeller kan det være vanskelig å ivareta habiliteten hos den eller de som skal undersøke et varsel, dersom varselet skal undersøkes internt. I slike tilfeller bør selskapet vurdere å benytte noen eksternt, slik som f.eks. advokat eller revisor. Videre kan det være varselet krever nærmere undersøkelser av brudd på rettsregler, som medfører at en advokat bør undersøke eller i hvert fall bistå med undersøkelsene.

Det er imidlertid viktig for alle involverte parter, og av hensyn til de ansattes arbeidsmiljø, at varsler blir tatt alvorlig av arbeidsgiver. Videre er det vår erfaring at hensynene til personvern og konfidensialitet er viktig for å sikre en god håndtering av en varslingssak.

Gratis nedlasting: Varslingsrutiner mal / sjekkliste

Har du spørsmål knyttet til varsling? Snakk med oss.

Marte Nesje Senioradvokat Codex Advokat