Personvern og cookies

Personvernerklæring for Codex Advokat Oslo AS

Sist endret: 10.12.2024

Denne personvernerklæringen gjelder for Codex Advokat Oslo AS ("vi" eller "Codex"). Vi er behandlingsansvarlige for behandlingen av personopplysninger som er beskrevet i denne personvernerklæringen. Du finner kontaktinformasjonen vår nedenfor.

1. Hvem vi behandler personopplysninger om

Denne personvernerklæringen retter seg mot vår behandling av personopplysninger om følgende personer:

• Privatkunder
• Klienter i straffesaker
• Kontaktpersoner hos virksomhetsklienter
• Kontaktpersoner hos våre leverandører og samarbeidspartnere
• Personer som er involvert i saker vi bistår i
• Andre personer som er omtalt i saksdokumenter vi får tilgang til
• Besøkende på våre nettsider
• Personer som mottar nyhetsbrev og informasjon fra Codex gjennom e-post

Nedenfor har vi gitt en oversikt over hvilke formål vi behandler personopplysninger for, hvilke typer personopplysninger vi behandler og det rettslige grunnlaget for behandlingen.

2. Advokatvirksomhet

2.1 Etablering av klientforhold

Når vi kontaktes av en klient med forespørsel om vi kan ta et oppdrag, foretar vi en uavhengighetssjekk internt (konfliktavklaring) før vi eventuelt sier ja til oppdraget. Uavhengighetssjekken tjener et legitimt formål og har grunnlag i GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining). Konfliktsjekk av privatkunder omfatter som regel fullt navn, hva saken gjelder og, hvis relevant, kredittverdighet. Generelt sett vil ikke konfliktsjekk på vegne av virksomhetskunder innebære behandling av personopplysninger.

I tilknytning til etableringen av et klientforhold vil vi foreta en kundekontroll i samsvar med reglene i hvitvaskingsloven. Det innhentes dokumentasjon som bekrefter klientens identitet (for eksempel gyldig legitimasjon og identiteten til klientens kontaktpersoner. Kundekontrollen er nødvendig for å oppfylle våre rettslige forpliktelser etter hvitvaskingsloven, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav c.

Dersom vi kan ta oppdraget, registreres kontaktinformasjon og eventuell kopi av legitimasjon. Registreringen av kontaktopplysninger er for privatkunder nødvendig for å kunne inngå avtale med vedkommende, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b. For virkssomhetskunder bygger registreringen av kontaktopplysninger på en interesseavveining, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f.

2.2 Sakshåndtering

Enkelte advokatoppdrag innebærer at vi får tilgang til personopplysninger om parter eller andre enkeltpersoner som berøres av en sak. Slike opplysninger kan fremkomme av dokumenter klienten oversender eller annen korrespondanse i saken. Behandlingen av personopplysninger i forbindelse med oppdrag for virksomhetskunder er forankret i GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining).

I noen saker får vi også tilgang til sensitive personopplysninger, f.eks. helseopplysninger eller straffedommer og lovovertredelser. I slike tilfeller har behandlingen av opplysningene hjemmel i GDPR artikkel 9 nr. 2 bokstav f (behandlingen er nødvendig for å fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare et rettskrav), jf. personopplysningsloven (ny 2018) § 11.

2.3 Kunnskapsforvaltning

For å forbedre og videreutvikle våre juridiske tjenester hender det at vi utarbeider maler basert på tidligere råd vi har gitt. Ved utarbeidelse av maler vil vi anonymisere personopplysningene med mindre malen utarbeides for den klient personopplysningene er knyttet til. Som kunnskapsbedrift vil vi også se hen til andre saker når vi gir råd. Behandlingsgrunnlaget er vår interesse i å nyttiggjøre utarbeidet kunnskap i videre rådgivning, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining).

2.4 Klientadministrasjon

Det opprettes egne saksmapper for oppdrag som utføres på vegne av klienten. Tid og kostnader som er påløpt på en sak registreres i vårt regnskapssystem. For virksomhetskunder er det vi gjør i forbindelse med klientadministrasjon hjemlet i GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining), mens det for privatkunder anses som en nødvendig del av det å oppfylle avtalen med vedkommende, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b.

2.5 Lagring og oppbevaring av saksdokumenter

Vi oppbevarer saksdokumenter som hovedregel i 13 år etter at oppdraget er avsluttet. Etter at en sak er avsluttet vil den bli lagret i vårt arkivsystem (elektronisk og/eller fysisk). Lagring i det angitte tidsrommet er vurdert som nødvendig av hensyn både til klienten og for vår egen del, siden det i ettertid kan komme opp spørsmål eller en tvist hvor den informasjonen som er lagret på en sak igjen kan bli aktuell. Det rettslige grunnlaget for behandling av personopplysninger er GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining, jf. den legitime interessen angitt over) og GDPR artikkel 9 nr. 2 bokstav f (fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare rettskrav), jf. personopplysningsloven § 11.

Regnskapslovgivning pålegger oss ellers å lagre bestemte regnskapsdokumenter i et nærmere angitt tidsrom. Når et bestemt formål tilsier lagring i et gitt tidsrom, sørger vi for at personopplysningene utelukkende blir benyttet for det aktuelle formålet i dette tidsrommet.

2.6 Fakturering

Kontaktopplysninger som er mottatt fra virksomhetskunder benyttes for å merke faktura som sendes til virksomheten dersom klienten ber om dette. For privatkunder, benyttes personens private postadresse eller annen oppgitt adresse. Behandlingsgrunnlaget er GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining) for virksomhetskunder og GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b (nødvendige for å oppfylle avtalen med den registrerte) for privatkunder.

2.7 IT-drift og sikkerhet

Personopplysninger som er lagret i våre IT-systemer vil kunne være tilgjengelige for oss eller for våre leverandører i forbindelse med oppdateringer av systemer, implementering eller oppfølging av sikkerhetstiltak, feilretting eller annet vedlikehold. Behandlingsgrunnlaget er GDPR artikkel 6 nr. 1 f (interesseavveining) og vår rettslig forpliktelse til å ha tilfredsstillende informasjonssikkerhet, jf. GDPR artiklene 32 og 6 nr. 1 bokstav c.

2.8 Hvem vi deler personopplysninger med

Advokater er underlagt en taushetsplikt. Alle opplysninger som blir betrodd oss i forbindelse med et oppdrag blir håndtert konfidensielt. Vi deler personopplysninger med domstoler, motparter og andre rådgivere der dette er nødvendig for å utføre oppdraget.

Våre leverandører av IT-tjenester og deres underleverandører vil kunne ha tilgang til personopplysninger dersom personopplysninger er lagret hos leverandøren eller på annen måte er tilgjengelig for leverandøren i henhold til kontrakten med oss. Vi inngår alltid nødvendige databehandleravtaler i disse tilfellene. Eventuell overføring av personopplysninger til land utenfor EØS er basert på lovlig grunnlag, for eksempel EUs standardavtaler for overføringer.

Vi utleverer ikke personopplysninger på andre måter, med mindre klienten eksplisitt oppfordrer til eller samtykker til dette eller utleveringen er lovpålagt.

3. Markedsaktiviteter

3.1 Personopplysninger som behandles

Vi innhenter og behandler følgende personvernopplysninger i forbindelse med våre markedsaktiviteter, slik som kurs, arrangementer og nyhetsbrev:

• Kontaktinformasjon: Hvis du melder deg på kurs, arrangementer eller nyhetsbrev, vil relevante opplysningene kunne bli lagret, slik som navn, e-postadresse, telefonnummer, stilling og arbeidssted.
  
  Ved å melde deg på vårt nyhetsbrev, gir du samtykke til at e-postadressen din kan benyttes både til å sende deg nyhetsbrev og til anonymisert tilpasning av annonser. E-postadressen din vil aldri bli delt i klartekst, men behandles trygt ved hjelp av hashing for å sikre ditt personvern. All behandling av opplysninger skjer i samsvar med vår personvernerklæring, og du kan når som helst trekke tilbake samtykket ditt.

• Spørreundersøkelser: Hvis du velger å delta i evalueringer/spørreundersøkelser etter forespørsel fra oss, vil vi samle inn tilbakemeldingene som blir gitt av deg, i tillegg til de opplysningene som registreres.
• Bilder og videoer: Hvis du deltar på et kurs eller seminar, eller andre arrangement i regi av Codex, hvor vi tar bilder eller videoer.

3.2 Formål

I forbindelse med markedsaktiviteter behandler vi personvernopplysninger med formål om å følge opp klienter og andre som aktivt har bedt om å motta informasjon fra oss. Dette inkluderer informasjon om våre tjenester og produkter, juridiske nyheter, samt invitasjon til arrangementer og kurs.

Ved gjennomføring av kurs/arrangementer samler vi inn personopplysninger med det formål å informere deltakerne, administrere og tilrettelegge for arrangementet, samt utarbeide nødvendig deltakerlister.

Videre benytter vi personopplysninger med formål om å tilpasse og evaluere effekten av våre markedsaktiviteter.

3.3 Behandlingsgrunnlag

Det er frivillig å motta nyhetsbrev, melde seg på kurs, seminarer og arrangement etc. Vår behandling av dine personopplysninger er derfor basert på ditt samtykke, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav a, om ikke annet grunnlag er angitt.

Behandlingsgrunnlaget er GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining) der vi har mottatt e-postadressen i forbindelse med et advokatoppdrag. Dersom det foreligger et eksisterende kundeforhold, vil markedsføringen skje i henhold til markedsføringsloven § 15 (3).

I de tilfellene vi tar bilder og/eller videoer på arrangementer i regi av Codex, følger vi åndsverksloven § 104 om retten til eget bilde før vi eventuelt offentliggjør bilder. Vi vil derfor be om samtykke før vi publiserer et bilde der en person, og ikke selve arrangementet, er i hovedfokus.

3.4 Hvem vi deler personopplysninger med

Ved enkelte arrangementer, slik som kurs og seminarer, samarbeider vi med medarrangører. I slike tilfeller kan det bli nødvendig å dele kontaktinformasjonen med disse. Dette kan resultere i at du mottar nyhetsbrev og andre markedsføringshenvendelser på våre vegne. Dersom du har gitt samtykke til å motta nyhetsbrev og andre markedsføringshenvendelser, vil samtykket også omfatte deling av informasjon med våre medarrangører.

I noen tilfeller benytter vi tjenester fra leverandører, for eksempel IT-leverandører, markedsføringsbedrifter, tilbydere av nyhetsbrevutstedere, samhandlingssystemer, etc. Disse leverandørene kan behandle personopplysninger på våre vegne. Vi inngår alltid nødvendige databehandleravtaler i slike tilfeller for å sikre at dine personopplysninger blir behandlet i samsvar med gjeldende lover og reguleringer.

3.5 Lagring og oppbevaring

Informasjon som innhentes i forbindelse med markedsføringsaktiviteter lagres i vårt eget CRM-system og andre egne systemer, samt i våre samarbeidspartneres systemer, for å oppfylle formålet med innhentingen.

Vi behandler og lagrer personopplysninger kun så lenge det er nødvendig for det tiltenkte formålet eller for det som kreves i henhold til inngåtte avtaler og ikke utover lovens rammer. Du kan også be oss om å slette opplysningene.

3.6 Målrettet annonsering

Vi bruker tjenesten Customer Match for å nå ut med vårt budskap direkte på din brukerprofil Google-nettverket. Når disse tjenestene benyttes, kobles din e-postadresse eller ditt telefonnummer opp mot det som er registrert på din bruker hos Google.

Informasjonen som behandles er kryptert og opplysningene oppbevares ikke lenger enn det som er nødvendig for å opprette målgruppene og sikre at retningslinjene overholdes. Når disse prosessene er fullført, slettes datafilene umiddelbart.

Det rettslige grunnlaget for bruken av personopplysninger i tilknytning til Customer Match er vår berettigede interesse i å tilby tilpasset markedsføring til brukere som er kunder både hos oss og hos Google, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining).

4. Nettsider og sosiale medier

4.1 Hvordan informasjonen behandles

Vi samler inn og behandler personopplysninger, via bruk av tjenester som for eksempel Facebook, YouTube, Instagram, og LinkedIn, i tillegg til følgende nettsider:

• codex.no
• arbeidsrettsadvokater.no
• eiendomsadvokater.no
• personskadeadvokater.no
• rettighetsadvokater.no
• transaksjonsadvokater.no
• familierettsadvokater.no
• entrepriserettsadvokater.no
• codex.arbeidsrettsadvokater.no (kampanjeside)
• codex.eiendomsadvokater.no (kampanjeside)
• codex.personskadeadvokater.no (kampanjeside)
• codex.rettighetsadvokater.no (kampanjeside)
• codex.familierettsadvokater.no (kampanjeside)
• codex.transaksjonsadvokater.no (kampanjeside)
• codex.entrepriserettsadvokater.no (kampanjeside)

Codex samler inn opplysninger gjennom skjemaer på våre nettsider og ved besøk gjennom informasjonskapsler. Det er frivillig å oppgi denne informasjonen. Hvis du velger å ikke oppgi personopplysningene, kan vi være forhindret fra å gi deg tilgang til produktet eller tjenesten. Du kan styre informasjonskapsler gjennom dine nettleserinnstillinger og andre verktøy.

Profilene i sosiale medier er opprettet i henhold til brukervilkårene hos de respektive kanalene. For å følge våre profiler kreves brukerkonto i hvert av de sosiale mediene. Ved å opprette konto og følge våre profiler, godtar brukeren kanalens vilkår for bruk.

4.2 Personopplysninger som behandles

Vi innhenter og behandler følgende opplysninger via våre nettsider:

• Hvis du retter en henvendelse til oss via våre nettsider og kontaktskjema, vil relevante opplysningene kunne bli lagret, slik som navn, e-postadresse og telefonnummer. I tillegg kommer konkrete opplysninger du gir oss i kontaktskjema.

• Hvis du laster ned eller kjøper produkter eller tjenester via våre nettsider, vil relevante opplysninger kunne bli lagret, slik som navn, e-postadresse og telefonnummer.

• Når du besøker våre nettsider registreres din IP-adresse og informasjon om din bruk av nettsiden, i form av blant annet hvilke undersider som besøkes, nettleserinstillinger etc. Vi knytter ikke denne opplysningen direkte til deg som bruker. Opplysningen bruker vi til å administrere og vedlikeholde nettsidene våre.

Vi oppfordrer våre brukere til ikke å gi sensitive personopplysninger, som f.eks. om helse, religion, politisk oppfatning, om seksuelle forhold eller om straffedommer og lovovertredelser i våre kontaktskjemaer.

4.3 Formål og behandlingsgrunnlag

Vi vil bruke opplysningene om deg til noen av de følgende formålene:

• For utsendelse av nyhetsbrev og informasjon om våre produkter og tjenester
• For å kunne gi tilgang til våre produkter og tjenester
• For å kunne gi informasjon om våre produkter og tjenester, samt seminarer, kurs og andre arrangementer
• For statistikk, aggregering og administrasjon for å forbedre nettstedenes funksjonalitet og brukervennlighet basert på brukernes behov og interesser

Vi oppretter profiler på bakgrunn av informasjonen som innhentes, for å kunne tilby deg de mest relevante produktene og yte god kundeservice. Behandlingen av opplysningene er basert på ditt samtykke etter GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav a, om ikke annet grunnlag er angitt.

Vi behandler personopplysninger knyttet til sosiale medier for å fremme informasjon og for å kommunisere med brukere av våre sider på sosiale medier. Vårt behandlingsgrunnlag for dette er vår berettigede interesse i å bruke, styre og optimalisere våre sider på sosiale medier og i å utvikle og styrke vår merkevare og vår profil, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining).

4.4 Lagring og oppbevaring

Informasjon innhentet gjennom skjema på våre nettsteder og informasjonskapsler, lagres i vårt eget CRM-system og andre egne systemer, samt i våre samarbeidspartneres systemer, for å oppfylle formålet med innhentingen.

Vi behandler og lagrer personopplysninger kun så lenge det er nødvendig for det tiltenkte formålet eller for det som kreves i henhold til inngåtte avtaler og ikke utover lovens rammer. Du kan også be oss om å slette opplysningene.

5. Cookies

Når du besøker våre nettsider, bruker vi cookies (informasjonskapsler). Dersom du ikke vil akseptere vår bruk av informasjonskapsler, kan du gå inn og trekke tilbake ditt samtykke ved å endre innstillingene i nettleseren. Vi gjør imidlertid oppmerksom på at dette kan medføre at tjenestene på våre nettsider ikke fungerer optimalt.

Vi bruker for tiden følgende informasjonskapsler i markedsføringsøyesmed:

• Google Analytics
• Google Ads
• Linkedln
• Snapchat
• Hubspot
• Cookiebot
• YouTube
• Meta (tidligere Facebook)
• WhatConverts
• MouseFlow

Vi bruker samtykke som behandlingsgrunnlag, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav a. Du finner mer informasjon om bruk av informasjonskapsler her: https://codex.no/informasjonskapsler.

6. Dine rettigheter

Du har rettigheter i personopplysninger som omhandler deg. Hvilke rettigheter du har, avhenger av omstendighetene.

Trekke samtykke tilbake: Dersom du har gitt samtykke til å motta nyhetsbrev fra oss, kan du når som helst trekke dette samtykket tilbake. Vi har lagt til rette for at du enkelt kan reservere deg mot denne typen henvendelser ved å inkludere en link til avregistreringsskjema i hver enkelt henvendelse. Dersom du har samtykket til annen behandling av personopplysninger, kan du også når som helst trekke ditt samtykke tilbake med henblikk på denne behandlingen ved å rette en henvendelse til oss om dette.

Be om innsyn: Du har rett til innsyn i hvilke personopplysninger vi har registrert om deg, så langt ikke taushetsplikten er til hinder for dette. For å sikre at personopplysninger utleveres til rett person, kan vi stille krav om at begjæring om innsyn skjer skriftlig eller at identitet verifiseres på annen måte.

Be om retting eller sletting: Du kan be oss om å rette feilaktige opplysninger vi har om deg eller be oss om å slette personopplysninger. Vi vil så langt som mulig imøtekomme en forespørsel om å slette personopplysninger, men vi kan ikke gjøre dette dersom det er tungtveiende grunner for ikke å slette, for eksempel at vi må lagre opplysningene av dokumentasjonshensyn.

Dataportabilitet: I noen tilfeller vil du kunne ha adgang til å få utlevert personopplysninger du har oppgitt til oss for å få disse overført i et maskinlesbart format til et annet advokatfirma. Dersom det er teknisk mulig, vil det i enkelte tilfeller være adgang til å få disse overført direkte til det andre firmaet.

Klage til tilsynsmyndigheten: Dersom du er uenig i måten vi behandler dine personopplysninger på, kan du sende inn en klage til Datatilsynet.

7. Sikkerhet

Vi har etablert prosedyrer for å håndtere personopplysninger på en sikker måte. Tiltakene er både av teknisk, og organisatorisk art. Vi foretar jevnlige vurderinger av sikkerheten i alle sentrale systemer som benyttes for håndtering av personopplysninger, og det er inngått avtaler som pålegger leverandører av slike systemer å sørge for tilfredsstillende informasjonssikkerhet.

8. Endringer i personvernerklæringen

Vi forbeholder oss retten til å endre eller oppdatere denne personvernerklæringen. Du vil alltid finne siste versjon på vår nettside.

9. Kontakt oss

Dersom du har spørsmål eller kommentarer til vår personvernerklæring eller du vil utøve dine rettigheter, kan du ta kontakt med oss:

Codex Advokat Oslo AS

Postboks 8744 St. Olavs plass, Oslo, Norge

E-post: gdpr@codex.no

Tlf: + 47 22 93 38 50