Kan arbeidsgiver sjekke arbeidstakeres e-post?
Arbeidsgiver kan med jevne mellomrom ha behov for å styre og kontrollere virksomheten. På samme tid har arbeidstakerne rett på privatliv. Dersom arbeidstaker foretar innsyn i arbeidstakeres e-post, regnes det som et såkalt kontrolltiltak etter arbeidsmiljøloven (aml.) kapittel 9, og forutsetter at nærmere vilkår er oppfylt for at tiltaket skal være rettmessig.
Viktige forhold du trenger å vite om arbeidsgivers mulighet til å sjekke arbeidstakers e-post:
Saklig grunn for iverksettelse av kontrolltiltak
Arbeidsmiljølovens utgangspunkt er at det må foreligge saklig grunn for at arbeidsgiver kan igangsette kontrolltiltak, herunder innsyn i ansattes e-post.
Med saklig grunn menes at tiltaket må være forankret i virksomhetens forhold samt at det må være saklig overfor den ansatte som utsettes for innsyn.
Eksempler på virksomhetens forhold er økonomiske, teknologiske, sosiale og sikkerhetsmessige hensyn.
Kravet til saklig grunn innebærer også at det ikke må ikke medføre en uforholdsmessig belastning for arbeidstakeren å utsettes for innsyn. Dette forutsetter at innsyn må være egnet for å oppnå formålet, og at det ikke vil være hensiktsmessig å foreta mindre inngripende tiltak.
- Les mer om: Ansettelse
- Les mer om: Arbeidsrett
Særlovgivning ved innsyn i arbeidstakeres e-post
En nærmere regulering av arbeidsgivers adgang til innsyn i arbeidstakeres e-post fremgår av Forskrift om arbeidsgivers innsyn i e-postkasse og annet elektronisk lagret materiale. Forskriftens innhold skal likevel ses i lys av arbeidsmiljølovens regler om kontrolltiltak og personvernforordningen.
Forskriften er ment å gi en nærmere regulering av adgangen til innsyn, fremgangsmåte for innsyn, samt plikten til å slette opplysninger.
Hvem gjelder forskriften for?
Bestemmelsene i forskriften gjelder for både nåværende og tidligere arbeidstakere. Dette innebærer at saklighetskravet for innsyn gjelder uansett om man er ansatt eller ikke. Arbeidsgiver skal imidlertid som hovedregel avslutte den ansattes e-post innen rimelig tid etter arbeidsforholdets opphør. Datatilsynet har uttalt at rimelig tid i denne sammenhengen er rundt 6 måneder.
Med "arbeidstaker" i denne sammenheng siktes det til enhver som utfører arbeid i en annens tjeneste. Dette innebærer at studenter, frivillige og tillitsvalgte i organisasjoner og foreninger faller utenom regelverket.
Hvor går grensen mellom arbeidsrelatert e-post og privat e-post?
Den klare hovedregelen er at arbeidsrelatert e-post er all e-post som er tilknyttet utførelse av arbeidet.
I praksis betyr dette ofte at innsyn begrenses til e-postkonto som arbeidsgiver har stilt til arbeidstakers disposisjon til bruk i arbeidet. Privat e-post vil på sin side være alt som ikke knytter seg til utførelse av arbeidet.
Uklare grenseganger oppstår der arbeidsrelatert- og privat e-post blandes, enten i en og samme e-post, eller i e-postkontoen på jobb. Arbeidstaker bør gis muligheten til å slette e-post som er av privat art på forhånd dersom arbeidsgiver foretar innsyn. Dersom privat- og arbeidsrelatert innhold fremgår i en og samme e-post skal arbeidstaker få mulighet til å sensurere det private innholdet.
Nærmere om vilkår for innsyn
Etter forskriften er arbeidsgivers adgang til å foreta innsyn begrenset til følgende tilfeller:
- når det er nødvendig for å ivareta den daglige driften
- når det er nødvendig for å ivareta berettigede interesser ved virksomheten
- når det foreligger begrunnet mistanke om at arbeidstakers bruk av e-postkasse eller annet elektronisk utstyr medfører grovt brudd på de plikter som følger av arbeidsforholdet
- når det foreligger begrunnet mistanke om at arbeidstakers bruk av e-postkasse kan gi grunnlag for oppsigelse eller avskjed.
Vilkårene må ses i sammenheng med arbeidsmiljølovens saklighetskrav etter § 9-5.
Det er derfor viktig at beslutningen om innsyn i arbeidstakeres e-postkonto må stå i forhold til formålet. Dersom formålet kan oppnås med mildere tiltak skal disse benyttes fremfor innsyn.
Innsyn av hensyn til ivaretakelse av driften er som oftest uavhengig av arbeidstakers opptreden.
Det kan for eksempel dreie seg om at arbeidstaker har mistet tilgang til e-postkontoen, eller plutselig har blitt syk og ute av stand til å følge opp arbeidet.
I slike tilfeller kan arbeidstaker foreta innsyn for å eksempelvis følge opp eventuelle frister eller kunder når det er nødvendig.
Innsyn når det er nødvendig for å ivareta andre berettigede interesser ved virksomheten beror på en konkret avveiing der virksomhetens behov må veies opp mot den ansattes behov for personvern.
Dette innebærer at ivaretakelse av alminnelige legitime hensyn i bedriften må veie tyngre enn personvernet i det konkrete avveiingen.
Hva som anses som legitime hensyn vil variere mellom ulike typer virksomheter. Ofte vil slike hensyn likevel dreie seg om behovet for avverging av skade eller ansvar, samt behovet for effektiv og forsvarlig drift av selskapet.
Dersom den ansatte for eksempel har begått en straffbar handling kan det hende at hensynet til personvernet må vike for ivaretakelse av bedriftens behov for innsyn i e-postkontoen til den ansatte.
Innsyn når det foreligger begrunnet mistanke om at arbeidstakers bruk av e-postkasse eller annet elektronisk utstyr medfører grovt brudd på de plikter som følger av arbeidsforholdet forutsetter for eksempel brudd på lojalitetsplikten, taushetsplikten eller arbeids- og lydighetsplikten.
Mistanken må være berettiget, for eksempel gjennom mottakelse av tips eller varsler. Videre må pliktbruddet være grovt, slik at mindre klandreverdige forhold, eller hendelige uhell faller utenfor.
Eksempler på grove pliktbrudd er spredning av bedriftshemmeligheter til konkurrenter, negativ omtale til kunder, straffbare handlinger, eller mobbing og trakassering av kolleger.
Innsyn når det foreligger begrunnet mistanke om at arbeidstakers bruk av e-postkasse kan gi grunnlag for oppsigelse eller avskjed knytter seg også gjerne til grove pliktbrudd, slik som beskrevet ovenfor.
Det må foreligge saklig grunn til oppsigelse og avskjed, så alvorligheten av ethvert pliktbrudd må vurderes konkret. I tillegg er det arbeidsgiver som må bevise at det foreligger grunnlag for mistanke om gyldig oppsigelses- eller avskjedsgrunn.
Fremgangsmåte ved innsyn i ansattes e-post
For å sikre rettmessigheten av ethvert kontrolltiltak må arbeidsgiver følge en viss fremgangsmåte.
Drøfting med tillitsvalgte
Av aml. § 9-2 fremgår det at arbeidsgiver skal drøfte ethvert kontrolltiltak med tillitsvalgte eller andre ansatte-representanter før tiltaket igangsettes.
Drøftelsene skal gjennomføres så tidlig som mulig, og omhandle behovet for, omfanget av, gjennomføringen av, og eventuelt endring av kontrolltiltaket.
Dersom partene er uenige, er ikke det avgjørende for rettmessigheten av kontrolltiltaket, men kan være av betydning ved eventuell senere vurdering av rettmessigheten av tiltaket.
Arbeidstakerne skal varsles
Arbeidstakerne har, så langt det er mulig, rett på å bli varslet før igangsettelse av kontrolltiltaket.
Retten til å bli varslet må ses i sammenheng med personvernprinsippet om at enhver skal kunne vite når det foreligger behandling av personlige opplysninger.
Det er likevel ikke et absolutt krav om at de ansatte skal varsles, men det skal mye til for at det skal være legitimt å ikke varsle arbeidstaker.
Varselet skal inneholde følgende
- Begrunnelse for hvorfor arbeidgsiver mener vilkårene for innsyn anses oppfylt
- En redegjørelse for arbeidstakerens rettigheter etter forskriften
- Formålet med innsynet
- Konsekvenser av innsynet, herunder hvordan innsynet vil bli gjennomført
- Innsynets antatte varighet
For det tilfelle arbeidsgiver nekter å varsle før det igangsettes kontrolltiltak, skal dette begrunnes skriftlig. Det skal også gis en presis henvisning til regelverk som hjemler unntak fra varslingsplikten.
De ansatte har rett til uttalelse og protest
Arbeidstakerne skal, så langt det gjør seg gjøre, gis anledning til å uttale seg før det igangsettes innsyn.
For at uttalelsesretten skal være reell er viktig at de arbeidstakerne får rimelig tid på seg til å kunne uttale seg.
Arbeidstakerne har også rett til å protestere på innsyn i samsvar med artikkel 21 i personvernforordningen. Protestene må være forankret i arbeidstakerens særlige situasjon.
Arbeidsgiver skal ved protest avstå fra å foreta innsyn med mindre det kan påvises at det foreligger tvingende berettigede grunner for behandlingen som går foran arbeidstakerens interesser, rettigheter og friheter, eller for å fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare rettskrav.
Arbeidstakerne har rett til å være til stede
Arbeidstakerne skal så langt det er mulig gis anledning til å være til stede under gjennomføringen av innsynet, og har rett til å la seg bistå av tillitsvalgt eller annen representant under gjennomføringen dersom det er ønskelig.
For det tilfelle det ikke har vært mulig å varsle de ansatte, eller sørge for at de kunne være til stede under innsynet, skal de arbeidstakerne gis skriftlig underretning om innsynet så snart det er gjennomført.
Underretningen skal i tillegg inneholde opplysninger om hvilken metode for innsyn som ble benyttet, hvilke e-poster eller andre dokumenter som ble åpnet samt resultatet av innsynet.
Gjennomføring av selve innsynet
Innsynet må gjennomføres på en slik måte at opplysningene så langt som mulig ikke endres og slik at frembrakte opplysninger kan etterprøves. I tillegg skal åpnede e-poster, dokumenter eller tilsvarende som det viser seg at ikke er nødvendige eller relevante for formålet med innsynet, straks lukkes. Eventuelle kopier skal slettes.
Bør arbeidsgiver utarbeide retningslinjer for innsyn?
For arbeidstakere kan det opplever som inngripende og overaskende når arbeidsgiver beslutter at det foretas innsyn i e-postkontoen. Mange er ikke klar over at det i det hele tatt er lov, eller under hvilke forutsetninger det er lov.
For å sikre best mulig forutberegnelighet for arbeidstakerne kan det derfor være hensiktsmessig å utarbeide retningslinjer for når det kan foretas innsyn. Hvilke retningslinjer om gjelder vil avhenge av hvilke hensyn som bør vernes i hver enkelt bedrift.
Dette kan Codex Advokat bistå deg med
Har du spørsmål om arbeidsgivers adgang til innsyn i e-post og andre kontrolltiltak? Codex Advokat har flere advokater med inngående kjennskap til arbeidsrett. Ta gjerne kontakt med advokat for en nærmere vurdering av hvilke rettigheter og plikter man har som arbeidsgiver.
