Åpenhetsloven – Er din virksomhet compliant?

Dette får du vite:

• Gratis sjekkliste
• Hva er åpenhetsloven?
• Hvem omfattes av åpenhetsloven?
• Hvordan påvirkes mindre virksomheter?
• Konsekvenser og sanksjoner ved mislighold av forpliktelser
• Bærekraft som konkurransefortrinn
• Hva innebærer aktsomhetsvurderinger?
• Rapporteringsplikten
• Informasjonskrav
• Hva bør virksomheter gjøre nå?
• Hva gjør våre advokater for deg?

Gratis sjekkliste

I møte med våre klienter ser vi at det er veldig varierende hvor god kontroll norske virksomheter har over åpenhetsloven. Avhengig av virksomhetens størrelse og art kan aktsomhetsvurderingene være omfattende, dog har mange virksomheter allerede mye på plass fra før som følge av krav og forpliktelser i andre lover.

Vår anbefaling er at man gjennomfører en GAP-analyse på hva man har, og hva som mangler i virksomheten for å etterleve kravene i åpenhetsloven. Vi har utarbeidet en sjekkliste som kan brukes i forbindelse med GAP-analysen.

Last ned

Hva er åpenhetsloven?

Formålet med loven er å fremme virksomheters respekt for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold i forbindelse med produksjon av varer og levering av tjenester. Loven skal også sikre allmennheten tilgang til informasjon om hvordan virksomheter håndterer negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold.

Loven pålegger virksomheter å utføre aktsomhetsvurderinger både i forbindelse med egen virksomhet samt leverandørkjeder og forretningspartnere. Virksomheter plikter også å redegjøre for disse aktsomhetsvurderingene i en årlig rapport, samt besvare informasjonskrav fra allmennheten med grunnlag i bedriftens aktsomhetsvurderinger.

• Les mer om: Åpenhets­loven trådte i kraft 1. Juli

Hvem omfattes av åpenhetsloven?

Loven gjelder for større virksomheter som er hjemmehørende i Norge, og som tilbyr varer og tjenester i eller utenfor Norge. Loven gjelder også for større utenlandske virksomheter som tilbyr varer og tjenester i Norge, og som er skattepliktige til Norge etter norsk intern lovgivning.

Med større virksomheter menes virksomheter som omfattes av regnskapsloven § 1-5, eller som på balansedagen overskrider grensene for to av følgende tre vilkår:

1. Salgsinntekt: 70 millioner kroner
2. Balansesum: 35 millioner kroner
3. Gjennomsnittlig antall ansatte i regnskapsåret: 50 årsverk

I tillegg regnes morselskaper som større virksomheter hvis mor- og datterselskaper sett som en enhet oppfyller ovennevnte vilkår.

• Les mer om: Hva betyr åpenhetsloven for din virksomhet?
• Se webinar: Åpenhetsloven: Hvilken betydning får loven for din virksomhet? [Webinar]

Hvordan påvirkes mindre virksomheter av åpenhetsloven?

I og med at større virksomheter må utføre aktsomhetsvurderinger ved sine leverandørkjeder og forretningspartnere, og redegjøre for dette, ser vi at større virksomheter vil måtte pålegge sine leverandører og forretningspartnere tilsvarende krav om aktsomhetsvurderinger, samt krav om at dette videreføres nedover i leverandørkjeden. Av den grunn vil åpenhetsloven også kunne få indirekte betydning for alle mindre virksomheter som leverer varer og tjenester til større virksomheter (enten direkte eller gjennom flere ledd), og således vil svært mange virksomheter utover de som defineres som større virksomheter måtte forholde seg til den nye loven.

Det er svært varierende hvordan disse kravene inntas i kontrakter. I noen tilfeller er det tydelig hva som kreves av leverandørene. Imidlertid ser vi også ofte at formuleringen av leverandørens forpliktelser relatert til åpenhetsloven er svært begrenset, og det vises gjerne kun med én setning til retningslinjer vedlagt som bilag eller tilgjengelig på virksomhetens nettside. Dette vil likevel kunne innebære at leverandøren forplikter seg til omfattende aktsomhetsvurderinger og rapporteringskrav.

Konsekvenser og sanksjoner ved mislighold av forpliktelser

Forbrukertilsynet vil føre tilsyn med at forpliktelsene i loven overholdes, og kan ilegge tvangsmulkt og overtredelsesgebyr ved overtredelser.

Det følger av forskrift om utmåling av tvangsmulkt og overtredelsesgebyr § 3 at det kan ilegges overtredelsesgebyr på inntil fire prosent av den næringsdrivendes årsomsetning eller inntil 25 millioner kroner, der det høyeste beløpet anvendes. Konsekvensene av mislighold kan således bli store.

Det er liten tvil om at forbrukertilsynet kommer til å følge opp virksomheters etterlevelse av loven. Forbrukertilsynet har opprettet en egen avdeling for åpenhetsloven, og har hentet inn nye ansatte slik at de er rustet til loven trer i kraft.

Forbrukertilsynet har imidlertid uttalt at man i hvert fall i tidlig fase vil legge mest vekt på veiledning og dialog med virksomhetene som omfattes av loven, selv om sanksjoner også vil kunne utgjøre et viktig virkningsmiddel for å ivareta lovens formål. Codex har deltatt på en konferanse hvor forbrukertilsynet delte sine tanker om den nye loven, og deres budskap er klart: det viktigste er å begynne, og å vise at man tar de nye forpliktelsene på alvor.

De kommersielle konsekvensene av å ikke etterleve kravene i åpenhetsloven kan også bli betydningsfulle. Dette gjelder både virksomheter som er direkte omfattet av loven, og mindre virksomheter som er del av større virksomheters næringskjede.

Dersom man som virksomhet ikke kan dokumentere at man etterlever kravene i åpenhetsloven, enten man er omfattet direkte eller indirekte, risikerer man at andre aktører verken kan eller vil samarbeide med virksomheten siden de selv må dokumentere at deres næringskjede etterlever kravene i loven.

I tillegg kan manglende fokus på bærekraft få konsekvenser for tilførsel av kapital. Flere banker og investorer vurderer nå også hvordan virksomheter presterer på bærekraft, herunder både sosiale forhold, samfunn, klima og miljø, når de vurderer hvorvidt de skal gi lån eller investere i en virksomhet. Manglende fokus på bærekraft kan medføre dyrere lån, eller at investorer velger bort virksomheten.

• Les mer om: Bærekraft og miljørett

Bærekraft som konkurransefortrinn

I tillegg til at bærekraft i økende grad blir lovpålagt, kan bærekraft også utgjøre et betydelig konkurransefortrinn, særlig dersom man er tidlig ute.

Med et økende fokus på bærekraft fra banker, investorer og potensielle kontraktspartnere vil man stå sterkere i konkurransen enn konkurrentene som ikke fokuserer på dette.

Vi ser også et økende fokus på bærekraft ifm offentlige anskaffelser.

Dersom man ønsker å utnytte mulighetene som et bærekraftig fokus kan innebære, bør man vurdere å fokusere på bærekraft som et helhetlig perspektiv. Herunder bør man ha et bevisst forhold til både miljø, menneskerettigheter og samfunn. Det finnes flere lover som regulerer bærekraft, eksempelvis EUs taksonomi, som har som mål å endre det tradisjonelle finansmarkedet ved å stille tydelige krav og kanalisere investeringer til bærekraftige aktiviteter.

Taksonomien gjelder i utgangspunktet enda større virksomheter enn de som er omfattet av åpenhetsloven, men åpner også for at mindre virksomheter rapporterer frivillig. Taksonomien er et klassifiseringssystem som definerer hvilke økonomiske aktiviteter som kan defineres som bærekraftige for investeringsformål, med et særlig fokus på miljø.

• Les mer om: EUs taksonomi for bærekraftig aktivitet
• Se webinar: Åpenhetsloven – hva betyr det for bygg og anleggsbransjen? [Webinar]

Hva innebærer aktsomhetsvurderinger?

Aktsomhetsvurderingene som loven pålegger virksomheter å utføre, innebærer en plikt til å undersøke og vurdere risiko tilknyttet brudd på menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold, og består av 6 trinn:

1. Forankre ansvarlighet i virksomhetens retningslinjer.
2. Kartlegge og vurdere faktisk og potensiell negativ påvirkning knyttet til bedriftens virksomhet, produkter eller tjenester.
3. Stanse, forebygge eller redusere negativ påvirkning/skade (gjennomføre risikoreduserende tiltak).
4. Overvåke gjennomføring og resultater.
5. Kommunisere hvordan påvirkningen er håndtert.
6. Sørge for eller samarbeide om gjenoppretting og erstatning der dette er påkrevd.

Aktsomhetsvurderingene skal utføres regelmessig, og det er således ikke tilstrekkelig for å etterleve forpliktelsene i loven å gjøre dette én gang for deretter å legge det fra seg. Formålet er jevnlige vurderinger, slik at man hele tiden kan vurdere hvorvidt tiltakene man har iverksatt er tilstrekkelige, eller hvorvidt det er behov for gjenoppretting og/eller mer omfattende tiltak.

Videre skal aktsomhetsvurderingene i utgangspunktet gjøres for hele leverandørkjeden. Imidlertid vil vurderingene variere i både innhold og omfang, og skal stå i forhold til virksomhetens størrelse og art, samt alvorlighetsgrad av- og sannsynligheten for negative konsekvenser for den berørte.

Noen av våre klienter har uttrykt bekymring for hvor omfattende aktsomhetsvurderingene i loven fremstår, særlig dersom man har mange leverandører og leverandørkjeder. Å gjennomføre slike omfattende vurderinger for hvert ledd, i hver leverandørkjede, kan fremstå som nærmest umulig. Det er ikke tvilsomt at aktsomhetsvurderinger vil være krevende for mange.

Imidlertid følger det av lovens § 4 at virksomheter skal gjøre en prioritering av risiko, basert på sannsynlighet for brudd, alvorlighetsgraden av det evt bruddet, samt hvilken påvirkningsmulighet virksomheten faktisk har. Dette innebærer at dersom man vurderer det slik at virksomheten har svært lav påvirkningsmulighet overfor en leverandør, men hvor det i realiteten ikke finnes alternative leverandører, er det kanskje ikke der man trenger å sette fokuset i starten.

Rapporteringsplikten

Virksomhetene som er omfattet av loven skal offentliggjøre en redegjørelse for aktsomhetsvurderingene. Redegjørelsen skal oppdateres og offentliggjøres innen 30. juni hvert år. I tillegg skal en oppdatert redegjørelse offentliggjøres ved vesentlige endringer i virksomhetens risikovurderinger.

Redegjørelsen skal gjøres lett tilgjengelig på virksomhetens nettsider. Det kreves også at virksomhetene i årsberetningen opplyser om hvor redegjørelsen er tilgjengelig.

Redegjørelsen skal minst inneholde:

• En generell beskrivelse av virksomhetens organisering, driftsområde, retningslinjer og rutiner for å håndtere faktiske og potensielle negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold.
• Opplysninger om faktiske negative konsekvenser og vesentlig risiko for negative konsekvenser som virksomheten har avdekket gjennom sine aktsomhetsvurderinger.
• Opplysninger om tiltak som virksomheten har iverksatt eller planlegger å iverksette for å stanse faktiske negative konsekvenser eller begrense vesentlig risiko for negative konsekvenser.
• Resultatet eller forventede resultater av disse tiltakene.

• Les mer om: Hva er din plikt til rapportering om likestilling og mangfold?

Informasjonskrav

I tillegg til rapporteringsplikten, plikter også virksomheter som omfattes av loven å svare på forespørsler fra allmennheten.

Dette innebærer at hvem som helst kan kreve å få informasjon om hvordan virksomheten håndterer risiko for- og faktiske negative konsekvenser, enten det er konkurrenter, media, investorer eller en nysgjerrig nabo.

Utgangspunktet for informasjonsplikten er virksomhetenes aktsomhetsvurderinger. Informasjonen skal gis skriftlig, på en dekkende og forståelig mate, og virksomheten plikter i utgangspunktet å svare innen 3 uker. Her kan man imidlertid få innvilget en fristforlengelse dersom informasjonskravet er særlig omfattende. I tillegg finnes det unntak for åpenbart urimelige forespørsler, samt dersom forespørselen gjelder forretningshemmelig informasjon.

• Les mer om: Forretnings­hemmeligheter

Hva bør virksomheter gjøre nå?

Som nevnt ovenfor kan arbeidet med aktsomhetsvurderinger være omfattende, dette gjelder særlig de virksomhetene som ikke tidligere har hatt bærekraft på agendaen.

Virksomheten bør vurdere hva bærekraft betyr for dem og deres drift, samt hvilke mål de skal sette seg i forbindelse med åpenhetsloven og bærekraft fra et helhetlig perspektiv. Videre bør virksomheter også gjøre en vurdering av hvor omfattende arbeidet med åpenhetsloven vil være for den enkelte virksomheten, samt hvorvidt man har tilstrekkelige ressurser til å gjøre mesteparten av arbeidet med åpenhetsloven selv, om man skal ansette nye ressurser, eller om man skal benytte ekstern bistand for å komme i mål.

Det aller viktigste er å begynne arbeidet, og å vise at man jobber aktivt for å etterleve kravene i loven. Mange er allerede godt i gang, men vi opplever også at mange syns det er vanskelig å vite hvor man skal begynne. Vi bistår gjerne din virksomhet med å skreddersy en plan, enten dere skal gjøre mesteparten selv, eller ønsker bistand med å gjennomføre punktene i planen. Vi bistår også med å legge en plan for oppfølging og videre arbeid etter første rapportering 30.juni.

Som nevnt ovenfor er arbeidet med åpenhetsloven en løpende prosess som skal gjøres jevnlig. For de fleste virksomheter vil det ikke være praktisk mulig å utbedre alle områder i alle leverandørkjedene, før loven trer i kraft.

Hva gjør våre advokater for deg?

Vi bistår nå både større virksomheter som er direkte omfattet av loven, og mindre virksomheter som ønsker å utnytte det konkurransefortrinnet bærekraftig drift kan gi.

I møte med våre klienter ser vi at det varierer hvilke mål virksomhetene har satt seg relatert til bærekraft, hvor noen kun ønsker å gjøre nok til å etterleve de nye kravene som følger av åpenhetsloven og/eller kontraktsforpliktelser, mens andre satser på bærekraft som et konkurransefortrinn og derfor setter seg enda høyere mål. Vi ser også at det varierer hvor mye virksomhetene ønsker å få til selv, og hvor mye de ønsker bistand til. Vi bistår derfor både med kompetanseoverføring og gjennomføring av vurderinger og tiltak, og skreddersyr en plan sammen med klientene våre ut ifra deres mål og ønsker.

Snakk med oss hvis du er usikker på hvilken betydning åpenhetsloven får for din virksomhet, enten du er direkte omfattet eller ikke, eller hvis du ønsker bistand til å etterleve kravene i åpenhetsloven og/eller kontraktsforpliktelser relatert til åpenhetsloven.

Hedda Marie Aursnes Advokat

Snakk med oss