Hva betyr åpenhetsloven for din virksomhet?

Åpenhetsloven - Dette får du vite:

• Hva er åpenhetsloven?
• Hvem omfattes av åpenhetsloven?
• Vil mindre virksomheter omfattes?
• Konsekvenser og sanksjoner
• Bærekraft som konkurransefortrinn
• Hva innebærer aktsomhetsvurderinger?
• Rapporteringsplikten
• Informasjonskrav
• Hva bør virksomheter gjøre nå?
  • 5 punkter du bør begynne med
• Hva gjør våre advokater for deg?

Hva er åpenhetsloven?

Åpenhetsloven er en ny lov som har til formål å fremme virksomheters respekt for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold i forbindelse med produksjon av varer og levering av tjenester.

Loven skal også sikre allmennheten tilgang til informasjon om hvordan virksomheter håndterer negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold.

Åpenhetsloven pålegger virksomheter å utføre aktsomhetsvurderinger både i forbindelse med egen virksomhet samt leverandørkjeder og forretnings­partnere. Virksomheter plikter også å redegjøre for disse aktsomhets­vurderingene i en årlig rapport, samt besvare informasjonskrav fra allmenheten med grunnlag i bedriftens aktsomhetsvurderinger.

I møte med våre klienter ser vi at det er veldig varierende hvor godt forberedt norske virksomheter er for åpenhetsloven. Avhengig av virksomhetens størrelse og art kan aktsomhetsvurderingene bli omfattende, og det anbefales derfor at man setter i gang med arbeidet nå dersom man ikke har startet allerede.

• Les mer om: Åpenhetsloven – Er din virksomhet compliant?
• Les mer om: Bærekraft og miljørett
• Les mer om: Lover og begreper: Klima- og Miljørett
• Les mer om: Åpenhets­loven trådte i kraft 1. juli

Hvem omfattes av åpenhetsloven?

Åpenhetsloven gjelder for større virksomheter som er hjemmehørende i Norge, og som tilbyr varer og tjenester i eller utenfor Norge. Loven gjelder også for større utenlandske virksomheter som tilbyr varer og tjenester i Norge, og som er skattepliktige til Norge etter norsk intern lovgivning.

Med større virksomheter menes virksomheter som omfattes av regnskapsloven § 1-5, eller som på balansedagen overskrider grensene for to av følgende tre vilkår:

1. Salgsinntekt: 70 millioner kroner.
2. Balansesum: 35 millioner kroner.
3. Gjennomsnittlig antall ansatte i regnskapsåret: 50 årsverk.

I tillegg regnes morselskaper som større virksomheter hvis mor- og datterselskaper sett som en enhet oppfyller ovennevnte vilkår.

• Få tilgang til webinar:
  Åpenhetsloven – hva betyr det for bygg og anleggsbransjen? [Webinar]

Vil mindre virksomheter omfattes av åpenhetsloven?

I og med at større virksomheter må utføre aktsomhetsvurderinger ved sine leverandørkjeder og forretnings­partnere, og redegjøre for dette, er det forventet at større virksomheter vil måtte pålegge sine leverandører og forretningspartnere tilsvarende krav om aktsomhetsvurderinger, samt krav om at dette videreføres nedover i leverandørkjeden.

Av den grunn er det forventet at åpenhets­loven også indirekte får betydning for alle mindre virksomheter som leverer varer og tjenester til større virksomheter,

Svært mange virksomheter utover de som defineres som større virksomheter vil altså måtte forholde seg til den nye loven.

Konsekvenser og sanksjoner ved overtredelse av forpliktelser

Forbrukertilsynet vil føre tilsyn med at forpliktelsene i åpenhetsloven overholdes, og kan ilegge tvangsmulkt og overtredelsesgebyr ved over­tredelser. Forbrukertilsynet har imidlertid uttalt at man i hvert fall i tidlig fase vil legge mest vekt på veiledning og dialog med virksomhetene som omfattes av loven, selv om sanksjoner også vil kunne utgjøre et viktig virknings­middel for å ivareta lovens formål.

Det er liten tvil om at forbrukertilsynet kommer til å følge opp virksomheters etterlevelse av loven.

Forbrukertilsynet har opprettet en egen avdeling for åpenhetsloven, og har hentet inn nye ansatte slik at de er rustet til loven trådte i kraft. Tilsynet ble også blitt tildelt midler allerede 1. januar 2022, et halvt år før loven trådte i kraft, slik at de vil være godt forberedt og kan følge opp virksomheter godt fra 1. juli.

Codex har deltatt på en konferanse hvor forbrukertilsynet delte sine tanker om den nye loven, og deres budskap er klart:

Det viktigste er å begynne, og å vise at man tar de nye forpliktelsene på alvor.

De kommersielle konsekvensene av å ikke etterleve kravene i åpenhetsloven kan også bli betydningsfulle. Dette gjelder både virksomheter som er direkte omfattet av loven, og mindre virksomheter som er del av større virksomheters næringskjede.

Dersom man som virksomhet ikke kan dokumentere at man etterlever kravene i åpenhetsloven, enten man er omfattet direkte eller indirekte, risikerer man at andre aktører verken kan eller vil samarbeide med virksomheten siden de selv må dokumentere at deres næringskjede etterlever kravene i loven.

I tillegg kan manglende fokus på bærekraft få konsekvenser for tilførsel av kapital. Flere banker og investorer vurderer nå også hvordan virksom­heter presterer på bærekraft, herunder både sosiale forhold, samfunn og miljø, når de vurderer hvorvidt de skal gi lån eller investere i en virksomhet. Manglende fokus på bærekraft kan medføre dyrere lån, eller at investorer velger bort virksomheten.

Bærekraft som konkurransefortrinn

I tillegg til at bærekraft i økende grad blir lovpålagt, kan bærekraft også utgjøre et betydelig konkurranse­fortrinn, særlig dersom man er tidlig ute. Med et økende fokus på bærekraft fra banker, investorer og potensielle kontraktspartnere vil man stå sterkere i konkurransen enn konkurrentene som ikke fokuserer på dette. Vi ser også et økende fokus på bærekraft i for­bindelse med offentlige anskaffelser.

Dersom man ønsker å utnytte mulighetene som et bærekraftig fokus kan innebære, bør man vurdere å fokusere på bærekraft som et helhetlig perspektiv.

Herunder bør man ha et bevisst forhold til både miljø, menneske­rettigheter og samfunn.

Det finnes flere lover som regulerer bærekraft, eksempelvis EUs taksonomi, som har som mål å endre det tradisjonelle finansmarkedet ved å stille tydelige krav og kanalisere investeringer til bærekraftige aktiviteter. Taksonomien gjelder i utgangspunktet enda større virksomheter enn de som er omfattet av åpenhetsloven, men åpner også for at mindre virksomheter rapporterer frivillig.

Taksonomien er et klassifiserings­system som definerer hvilke økonomiske aktiviteter som kan defineres som bærekraftige for investeringsformål, med et særlig fokus på miljø.

• Les mer om: EUs taksonomi for bærekraftig aktivitet
• Les mer om: Samfunns­ansvar i Codex Advokat
• Les mer om: Bærekrafts­gruppe Codex Green
• Få tilgang til webinar:
  Hva er taksonomi og hva betyr det for din virksomhet? [Webinar]

Hva innebærer aktsomhetsvurderinger?

Aktsomhetsvurderingene som åpenhetsloven pålegger virksomheter å gjøre, innebærer en plikt til å undersøke og vurdere risiko tilknyttet brudd på menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold, og består av 6 trinn:

1. Forankre ansvarlighet i virksomhetens retningslinjer.
2. Kartlegge og vurdere faktisk og potensiell negativ påvirkning knyttet til bedriftens virksomhet, produkter eller tjenester.
3. Stanse, forebygge eller redusere negativ påvirkning/skade (gjennomføre risikoreduserende tiltak).
4. Overvåke gjennomføring og resultater.
5. Kommunisere hvordan påvirkningen er håndtert.
6. Sørge for eller samarbeide om gjenoppretting og erstatning der dette er påkrevd.

Aktsomhetsvurderingene skal utføres regelmessig, og det er således ikke tilstrekkelig for å etterleve forpliktelsene i loven å gjøre dette én gang for deretter å legge det fra seg. Formålet er jevnlige vurderinger, slik at man hele tiden kan vurdere hvorvidt tiltakene man har iverksatt er tilstrekkelige, eller hvorvidt det er behov for gjenoppretting og/eller strengere tiltak.

Videre skal aktsomhets­vurderingene i utgangs­punktet gjøres for hele næringskjeden.

Imidlertid vil vurderingene variere i både innhold og omfang, og skal stå i forhold til virksomhetens størrelse og art, samt alvorlighetsgrad av- og sannsynligheten for negative konsekvenser for den berørte.

Noen av våre klienter har uttrykt bekymring for hvor omfattende aktsomhetsvurderingene i loven fremstår, særlig dersom man har mange leverandører og leverandør­kjeder. Å gjennomføre slike omfattende vurderinger for hvert ledd, i hver leverandørkjede, kan fremstå som nærmest umulig.

Det er ikke tvilsomt at aktsomhetsvurderinger vil være krevende for mange.

Imidlertid følger det av lovens § 4 at virksomheter skal gjøre en prioritering av risiko, basert på sannsynlighet for brudd, alvorlighetsgraden av det evt bruddet, samt hvilken påvirknings­mulighet virksomheten faktisk har. Dette innebærer at dersom man vurderer at spesifikke produkter/­tjenester innehar svært liten risiko for brudd på menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold, kan man vurdere at det kanskje ikke er nødvendig med nærmere undersøkelser av leverandørkjeden.

Dette gjelder særlig dersom man har andre produkter/tjenester som innehar mer risiko og således bør prioriteres.

Rapporteringsplikten i åpenhetsloven

Virksomhetene som er omfattet av åpenhets­loven skal offentliggjøre en redegjørelse for aktsomhets­vurderingene.

Redegjørelsen skal oppdateres og offentliggjøres innen 30. juni hvert år. I tillegg skal en oppdatert redegjørelse offentliggjøres ved vesentlige endringer i virksomhetens risiko­vurderinger.

Redegjørelsen skal gjøres lett tilgjengelig på virksomhetens nettsider. Det kreves også at virksomhetene i årsberetningen opplyser om hvor redegjørelsen er tilgjengelig.

Redegjørelsen skal minst inneholde:

• En generell beskrivelse av virksomhetens organisering, driftsområde, retningslinjer og rutiner for å håndtere faktiske og potensielle negative konsekvenser for grunnleggende menneske­rettigheter og anstendige arbeidsforhold.
• Opplysninger om faktiske negative konsekvenser og vesentlig risiko for negative konsekvenser som virksomheten har avdekket gjennom sine aktsomhetsvurderinger.
• Opplysninger om tiltak som virksomheten har iverksatt eller planlegger å iverksette for å stanse faktiske negative konsekvenser eller begrense vesentlig risiko for negative konsekvenser.
• Resultatet eller forventede resultater av disse tiltakene.

Informasjonskrav i åpenhetsloven

I tillegg til rapporteringsplikten, plikter også virksomheter som omfattes av åpenhetsloven å svare på forespørsler fra allmennheten. Dette innebærer at hvem som helst kan kreve å få informasjon om hvordan virksomheten håndterer risiko for- og faktiske negative konsekvenser, enten det er konkurrenter, media, investorer eller en nysgjerrig nabo.

Utgangspunktet for informasjonsplikten er virksomhetenes aktsomhetsvurderinger. Informasjonen skal gis skriftlig, på en dekkende og forståelig mate, og virksomheten plikter i utgangspunktet å svare innen 3 uker.

Her kan man imidlertid få innvilget en frist­forlengelse dersom informasjonskravet er særlig omfattende.

I tillegg finnes det unntak for åpenbart urimelige forespørsler, samt dersom forespørselen gjelder forretnings­hemmelig informasjon.

Hva bør virksomheter gjøre nå?

Som nevnt ovenfor kan arbeidet med aktsomhetsvurderinger være omfattende, dette gjelder særlig de virksomhetene som ikke tidligere har hatt bærekraft på agendaen.

I forbindelse med forberedelsene til at loven trådte i kraft bør virksomheten vurdere hva bærekraft betyr for dem og deres drift, samt hvilke mål de skal sette seg i forbindelse med åpenhets­loven og bærekraft fra et helhetlig perspektiv.

Videre bør virksomheter også gjøre en vurdering av hvor omfattende arbeidet med åpenhetsloven vil være for den enkelte virksomheten. Herunder hvorvidt man har tilstrekkelige ressurser til å gjøre mesteparten av arbeidet med åpenhetsloven selv, om man skal ansette nye ressurser, eller om man skal benytte ekstern bistand for å komme i mål.

Det aller viktigste er å begynne arbeidet, og å vise at man jobber aktivt for å etterleve kravene i loven.

Mange er allerede godt i gang, men vi opplever også at mange syns det er vanskelig å vite hvor man skal begynne.

Vi bistår gjerne din virksomhet med å skreddersy en plan, enten dere skal gjøre mesteparten selv, eller ønsker bistand med å gjennomføre punktene i planen. Vi bistår også med å legge en plan for oppfølging og videre arbeid etter at loven har tredd i kraft.

Som nevnt ovenfor er arbeidet med åpenhetsloven en løpende prosess som skal gjøres jevnlig. For de fleste virksomheter vil det ikke være praktisk mulig å utbedre alle områder i alle leverandørkjedene, før loven trådte i kraft.

5 punkter virksomheten din bør begynne med

Forbrukertilsynet har laget en liste over de 5 punktene de anbefaler virksomheter å begynne med:

1.Forankre ansvarlighet i styret

Ifølge OECDs retningslinjer handler forankring i styret blant annet om opplæring og at det legges en plan for hvordan virksomheten skal jobbe med leverandørkjeden og forretnings­partnere.

2.Retningslinjer og bedriftskultur

Virksomheter bør etablere retningslinjer for hvordan virksomheten skal jobbe med forpliktelsene fremover.

Mange virksomheter har allerede gode retningslinjer som ivaretar menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold, i så fall bør disse gjennomgås og det bør vurderes hvorvidt det er nødvendig å oppdatere disse for å etterleve lovens krav.

I tillegg til interne retningslinjer bør også retningslinjer til leverandører og forretningspartnere gjennomgås eller etableres.

3. System for håndtering av informasjonsplikten

Selv om fristen for offentliggjøring av redegjørelsen ikke er før 30. juni 2023, trådte informasjonsplikten i kraft allerede 1 juli 2022. Virksomheter bør derfor ha på plass systemer og maler for håndtering av slike henvendelser, slik at man rekker å svare tilstrekkelig utfyllende innen fristen på 3 uker.

4. Kartlegging

Loven krever at virksomheter kartlegger leverandørkjedene sine. Dette kan være tidkrevende, og det er derfor god grunn til å sette i gang med dette så raskt som mulig, i stedet for å vente til man mottar et krav om informasjon.

5. Risikoanalyse

Etter at man har kartlagt leverandør­kjedene sine bør neste steg være å begynne arbeidet med risiko­analysen. Ved å gjøre en vurdering av risiko i virksomheten internt, virksomhetens leverandørkjeder og virksomhetens øvrige forretningsforbindelser, kan man begynne arbeidet med å prioritere hvor man skal fokusere de mer grundige aktsomhets­vurderingene.

Hva gjør våre advokater for deg?

Vi bistår nå både større virksomheter som er direkte omfattet av loven, og mindre virksomheter som ønsker å utnytte det konkurransefortrinnet bærekraftig drift kan gi.

I møte med våre klienter ser vi at det varierer hvilke mål virksomhetene har satt seg relatert til bærekraft. Noen ønsker kun å gjøre nok til å etterleve de nye kravene som følger av åpenhetsloven, mens andre satser på bærekraft som et konkurransefortrinn og derfor setter seg enda høyere mål. Vi ser også at det varierer hvor mye virksomhetene ønsker å få til selv, og hvor mye de ønsker bistand til.

Vi bistår derfor deg og din virksomhet både med kompetanseoverføring og gjennomføring av vurderinger og tiltak, og skreddersyr en plan sammen med deg ut ifra dine mål og ønsker.

Ta kontakt med oss for en uforpliktende prat om hvordan din virksomhet kan forberede seg på at åpenhetsloven trer i kraft.

PS! Vi avholder et kostnadsfritt webinar om åpenhetsloven 17.august og 14.september. Her vil du blant annet får kunnskap om hvordan din bedrift kan jobbe effektivt med å tilfredsstille lovens krav. Les mer og meld deg på her!