Wymogi dotyczące rejestracji jako nuf

Ważne elementy w tym rozdziale:

• Założenie oddziału firmy zagranicznej w Norwegii, czyli NUF, wiąże się ze spełnieniem szeregu wymogów związanych z dokumentacją
• Należy spełnić również wymogi formalne polegające na uzyskaniu numeru organizacyjnego, reprezentanta ds. VAT oraz rejestracji VAT po przekroczeniu 50 000 NOK obrotu
• Rejestracja NUF trwa od 2 do 6 tygodni a jej koszt wynosi 3000 NOK (własna działalność) lub 4000 NOK (spółka kapitałowa)

Wymogi dotyczące rejestracji jako nuf

Istnieje szereg wymogów dotyczących dokumentacji oraz danych potrzebnych do rejestracji każdej polskiej firmy w Norwegii. Są to:

1. Tłumaczenie wpisu do ewidencji działalności w Polsce. W przypadku firm jednoosobowych - najlepiej wpis do CEiDG; w przypadku spółek - wpis do KRS.
   
   
2. Dane osoby odpowiedzialnej za kontakt (w przypadku leasingu pracowników) lub reprezentanta VAT (w przypadku sprzedaży usług) - ta osoba lub podmiot musi być podmiotem norweskim.
   
   
3. Dane osobowe (imię, nazwisko, adres, data urodzenia) właściciela (w przypadku firmy jednoosobowej), wspólników (w przypadku spółki cywilnej lub jawnej) lub członków zarządu (w przypadku spółki z o.o. lub S.A)
   
   
4. Poświadczone kopie dokumentu tożsamości właściciela (obowiązkowo) lub dyrektora administracyjnego na Norwegię (zalecane), jeśli osoba ta nie posiada norweskiego numeru personalnego i będzie się o niego ubiegać.
   
   
5. Nazwa firmy w Norwegii - nie musi zawierać nazwiska właściciela (może być taka sama jak nazwa firmy w Polsce lub inna).

Dokumenty potrzebne do zarejestrowania spółki z o.o. lub spółki akcyjnej:

• Dokumenty założycielskie oraz rozporządzenia (Umowa spółki - akt jednolity lub umowa wraz z obowiązującymi uchwałami),
  
• Dokument potwierdzający rejestrację w rodzimym rejestrze przedsiębiorstw / rejestrze handlowym (wpis do KRS),
  
• Protokół sporządzony przez kompetentny organ jednostki, dokumentujący wybór ewentualnego zarządu i dyrektora generalnego dla działalności w Norwegii (niewymagane, jeśli firma nie będzie mieć osobnego biura w Norwegii, a działalność będzie prowadzona z zagranicy).

Istnieją również wymogi formalne, które należy spełnić niezwłocznie, takie jak uzyskanie numeru organizacyjnego firmy poprzez złożenie podania o zarejestrowanie firmy polskiej w Norwegii, por. foretaksregisterloven [przyp. tłum. Ustawa o rejestracji przedsiębiorstw] §§ 2-1 oraz 3-8. Ponadto, należy spełnić wymóg dotyczący reprezentacji VAT w przypadku entreprise [przyp. tłum. kontraktu realizowanego na własny rachunek i własne ryzyko] por. merverdiavgiftsloven [przyp. tłum. Ustawa o podatku od wartości dodanej], § 2-1(6) oraz rejestracji VAT po przekroczeniu 50 000 NOK obrotu.

Dodatkowo, w przypadku rejestracji firmy zajmującej się wynajmem pracowników należy podać odpowiedni kod działalności 74.502 Utleie av arbeidskraft oraz trzeba od razu zaznaczyć na formularzu rejestracyjnym, że firma będzie posiadać pracowników. Agencję zatrudnienia należy zgłosić do Arbeidstildynet [przyp. tłum. Norweskiej Inspekcji Pracy] korzystając z odpowiedniego formularza at-595b. Należy pamiętać również o przetłumaczonych dokumentach z Polski, które poświadczają, że firma posiada w kraju macierzystym odpowiednią formę organizacyjną lub gwarancję bankową/ubezpieczenie na odpowiednią kwotę.

Istnieją również wymogi dodatkowe dotyczące posiadanie rewizora, rzecznika ds. BHP oraz ID kort. Jeżeli firma osiąga roczne obroty przekraczające 5 milionów NOK lub jeżeli liczba pracowników w oddziale przekroczy 5 osób (tylko w przypadku obowiązku podatkowego w Norwegii), por. revisorloven [przyp. tłum. Ustawa rewizyjna] § 2-1. Jeżeli firma zatrudnia więcej niż 10 osób, istnieje obowiązek wyznaczenia verneombud [przyp. tłum. rzecznika ds. BHP], por. arbeidsmiljøloven [przyp. tłum. Ustawa o ochronie warunków i środowiska pracy] § 6-1. Ponadto, istnieje wymóg posiadania tzw. ID kort w branżach, gdzie wymaga tego Inspekcja Pracy, tj. w branży budowlanej, stoczniowej i sprzątającej, por. Ustawa o ochronie warunków i środowiska pracy § 4-1 (7).

Rejestracja oddziału polskiej firmy w Norwegii trwa od 2 do 6 tygodni. Koszt zarejestrowania własnej działalności wynosi 3000 NOK (około 1500 PLN) a spółki kapitałowej 4000 NOK (około 2000 PLN). Rejestracja w Foretaksregister [przyp. tłum. Rejestrze Przedsiębiorstw] jest konieczna jeżeli oddział zatrudnia powyżej 5 pracowników i jest płatna bezpośrednio w urzędzie; koszt wynosi 2 250 NOK w przypadku rejestracji elektronicznej lub 2 832 NOK przy rejestracji w wersji papierowej. Dodatkowo należy uwzględnić koszt tłumaczenia dokumentów na język norweski. W przypadku rejestracji biura pośrednictwa w Arbeidstilsynet należy liczyć się z dodatkowym kosztem w wysokości 200 PLN.

Kolejnym obowiązkiem dotyczącym rejestracji NUF jest obowiązek zgłaszania kontraktów i pracowników do SFU [przyp. tłum. Centralnego Urzędu Podatkowego ds. Zagranicznych] korzystając z formularza RF 1199 (Pracodawca lub zleceniodawca). Od stycznia 2015 obowiązuje również wymóg comiesięcznego wysyłania zgłoszeń A-melding.